Från och med den 2 oktober använder kommunen ekonomisystemet Unit4 ERP. Alla som arbetar i ekonomisystemet kommer att få utbildning i det nya systemet under vecka 40 och 41. Här sammanfattar vi det viktigaste du behöver veta om systembytet.

Viktiga datum

• Fredag 8 september – sista dagen att registrera försäljningsordrar för kundfakturering i nuvarande system, Agresso. Resterande får vänta till 9 oktober.
• Tisdag 19 september – sista dagen för inläsning av leverantörsfakturor i nuvarande system
• Onsdag 20 september – nya referenskoder gäller fr.o.m. detta datum vid beställningar. Mer info från respektive verksamhetsekonom.
• Fredag 22 september – sista dag att lämna in interndebiteringar/bokföringsordrar samt registrera interndebiteringar.
• Tisdag 26 september – alla leverantörsfakturor, huvudbokstransaktioner och interndebiteringar ska vara attesterade = alla fakturainkorgar ska vara tömda.
• Onsdag 4 oktober – första inläsning av leverantörsfakturor i nya systemet. Det innebär att en stor mängd fakturor ska hanteras med kortare förfallodag än vanligt till följd av systembytet.
• Måndag 9 oktober – första kundfaktureringen från nya systemet

ID blir enhet – Nya koder vid beställning

I samband med införandet av Unit4 ERP övergår vi från begreppet ID till Enhet. Detta innebär att från och med den 20 september kommer nya koder kommer behöva uppges vid beställning. Samtliga leverantörer har fått information kring detta från ekonomienheten. Respektive verksamhetsekonom kommer att förse er med nya enhetskoder.

Ny konteringssträng att fylla i vid kontering

Baskonto

• Beskriver vad en redovisad transaktion avser, exempelvis livsmedel eller månadslön.
• Följer Kommun-Bas och uppdateras i takt med nya versioner. 
• Konto som börjar på 1-2 är balanskonton.
• Konton som börjar på 3-8 är resultatkonton

Enhet

• Enhet avser ett organisatoriskt avgränsat ansvarsområde.
• Koddelen beskriver var ansvaret för redovisat belopp ligger, exempelvis en arbetsenhet, en förskola eller fritidsgård och kopplas till ett budgetansvar.
• En budgetansvarig kan vara ansvarig för flera enheter.

Projekt

• Projekt används för antingen investerings-, exploaterings- eller driftsprojekt.
• Gemensamt är att det finns en definierad tidpunkt för start och avslut.
• Ett projekt kan löpa över flera räkenskapsår

Verksamhet

• Verksamhet beskriver vad som åstadkoms, exempelvis äldreomsorg, parkverksamhet eller grundskola.
• Koddelen följer SCB:s verksamhetskoder och är generell (ej geografisk eller organisatorisk)

Aktivitet

• Aktivitet används för att ytterligare specificera utvalda delar av redovisningen.
• En aktivitet talar således mer i detalj om vad som görs inom verksamheten.

Motpart

• Motpart talar om vem som är motpart för en transaktion.
• Koddelen följer SCB:s indelning och används dels för vissa statistikuppgifter, dels för eliminering av interna poster i kommunen och kommunkoncernen.

Objekt

• Objekt används för uppföljning av exempelvis fastigheter, fordon eller brukare.