En handling är allmän om den har inkommit till kommunen eller upprättats där. En handling kan vara en text, bild eller annan digital upptagning.

Alla anställda inom kommunen måste vara medvetna om att en handling som de får eller upprättar är en allmän handling. Det är inte endast formella skrivelser som inkommer eller upprättas i stadshuset som är allmänna handlingar utan även handlingar som kommer direkt till t ex en förskola eller ett äldreboende via post, e-post eller som lämnas personligen till verksamhetens personal.

Exempel på allmänna handlingar

E-postloggar, anställningsavtal, betyg, beslut, policydokument, protokoll.

Vad är inte en allmän handling?

Internt arbetsmaterial så som utkast eller minnesanteckningar i ett pågående ärende, facklig post. 

Offentlig eller hemlig handling?

Även om alla handlingar är allmänna, så är en del handlingar allmänna och offentliga, medan andra är allmänna och hemliga. Om en handling är offentlig eller hemlig avgörs av reglerna i offentlighets- och sekretesslagen. Hemliga handlingar får inte lämnas ut utan vissa undantag. Det är extra viktigt att handlingar som omfattas av sekretess diarieförs, eftersom lagen kräver det. Om du är osäker på om en handling omfattas av sekretess, kontakta kansliet för hjälp.

Registrering och diarieföring

Huvudregeln är att alla allmänna handlingar (t.ex. brev och e-post) som kommit in till eller upprättats hos kommunen ska registreras. Om handlingarna inte registreras i diariet ska de hållas ordnade på annat sätt, t ex i personakter eller i andra verksamhetsspecifika system (Magna Cura, Procapita). Detta gäller oavsett om handlingen inkommit/upprättats i stadshuset, ute på en förskola, skola, äldreboende eller bibliotek.

Varför måste jag registrera en allmän handling?

Alla allmänna handlingar kan begäras ut och utlämningen ska ske utan dröjsmål. Därför är det viktigt att alla handlingar registreras och diarieförs, eller hålls ordnade på annat sätt, så att kommunen har en möjlighet att leva upp till dessa krav. Om handlingen inte diarieförs/registreras begränsas allmänhetens och massmedias möjligheter till insyn och det strider mot andan i såväl tryckfrihetsförordningen som offentlighets- och sekretesslagen. Det är därför viktigt att alla anställda känner till rutinerna kring posthantering och ärenderegistrering.

För mer information om vad som ska diarieföras och vad som inte behöver diarieföras, läs riktlinjerna för kommunstyrelsens nämndadministration.

Vid frågor och funderingar kring allmänna handlingar och diareföring kontaktas kanslisekreterare Christina Grahn.

Riktlinje för kommunstyrelsens nämndadministration