7. Roller och ansvar

• Dela
• Skriv ut
• Lyssna
• Kontakt

• Verksamhetschef

  Ansvarar för att: 

  • Vara väl införstådd med gällande bemanningsprocess.
  • Skapa förutsättningar för kompetensutveckling inom bemanningsområdet för sina enhetschefer och övriga medarbetare. 
  • Introducera nya enhetschefer i fastställd bemanningsprocess.
  • Omfördela resurser inom området vid behov.
  • Följa upp bemanningsprocessen på ledningsgruppen och tillsammans med respektive chef.
  • Ekonomisk uppföljning av bemanningsscheman tillsammans med respektive enhetschef och bemanningscontroller.

   

• Bemanningscontroller

  Bemanningscontrollern utvecklar, följer upp och kvalitetssäkrar kommunens bemanningsprocess genom att analysera nuläge och utfall. 

  Bemanningscontroller ansvarar för att:

  • På uppdrag av verksamhetschef anpassa scheman utifrån bemanningsbehov och ekonomiska resurser.
  • Räkna om personalbudget till budgeterade timmar.
  • Redovisa statistik samt följa upp personalnyckeltal och måluppfyllelse.
  • Skapa och utforma utbildningsmaterial för att utbilda och samordna chefer och berörda personer i bemanningsprocessen.
  • Tillsammans med verksamheten analysera utfall av schemat.
  • Tillhandhålla relevant statistik och nyckeltal samt uppföljning och analys.

   

• Schemastrateg

  Schemastrategen följer upp och säkerställer schema utifrån hållbarhet, behov och ekonomi. Schemastrategen är stöd till chefer genom att ge förslag på förbättringar och kvalitetssäkra scheman. 

  Ansvarar för att: 

  • Övergripande ansvar för schemaprocessen.
  • Vara väl införstådd med sin roll i bemanningsprocessen. Bidra med kunskap och erfarenhet vid planering av verksamheten.
  • Vara operativt stöd till både chefer och medarbetare vad gäller schemaadministration i allt från bemanningskrav och schemaplanering till färdigt schema och uppföljning.
  • Fördela resurs vid samplanering
  • Arbeta mot hållbara scheman utifrån verksamhetens behov och medarbetarperspektiv. Kontroll timbank, regelbrott mm.
  • Tillsammans med chef säkerställa att verksamheten inte har flera vakanser utan att de arbetar emot en överkapacitet.
  • Fortlöpande utbilda chefer, stödfunktioner samt medarbetare i bemanningsprocessen.
  • Vara förstahandssupport mot schemastöden.
  • Lyfta problem och rutinfrågor till ledning och systemförvaltning.
  • Information om tidsramar gällande önskemål, diffkorrigering och regler når ut till användarna.
  • Kontrollerar att scheman hamnar rätt i Personec.

  Schemastrateg ska alltid vända sig till chef om det uppstår oenighet i arbetsgrupperna gällande schema.

   

• Schemaadministratör

  Schemaadministratör stöttar chefer i praktisk schemaläggning.

  Ansvarar för att: 

  • Tillsammans med schemastrategen förvalta bemanningshandboken tillika bemanningsprocessen.
  • Bistå enheterna att följa de gemensamt överenskomna riktlinjerna.
  • Förvalta, utbilda och ge support i Time Care MA.
  • Utbilda chefer och medarbetare inom bemanning och schemaläggning.
  • Konsultativ roll gentemot enhetschefer i schemaläggnings och bemanningsprocessen.
  • Producera scheman i samverkan med enhetschefer.
  • Fördela resurs vid samplanering.
  • Arbeta mot hållbara scheman utifrån verksamhetens behov och medarbetarperspektiv. Kontroll timbank, regelbrott mm.
  • Lyfta problem och rutinfrågor till ledning och systemförvaltning.
  • Information om tidsramar gällande önskemål, diffkorrigering och regler når ut till användarna.
  • Kontrollerar att scheman hamnar rätt i Personec.

• Systemförvaltare

  Systemförvaltaren ansvarar för systemunderhåll, användarsupport, utbildning, system- och behörighetsadministration samt kontakt med leverantörer och andra aktörer.

   Systemförvaltare ansvarar för att: 

  • System fungerar och används optimalt.
  • Ta fram anpassade systemlösningar i samråd med processägare.
  • Säkerställa att regler och policys följs i systemet/en.
  • Framtagande av systemförvaltarplan och hålla i systemförvaltarmöten.
  • Planerera och kvalitetssäkra uppdatering av system.
  • Ansvara och utföra testning och testdokumentation.
  • Felsökning och felrättning.
  • Kontakt med leverantörer.
  • Information om uppdateringar når användarna.
  • Tillsammans med andra stödfunktioner lösa problem som kan finnas i driftmiljön.
  • Vid behov skapa nya behörigheter och anpassa dessa till verksamheten.
  • Skapa nya aktiviteter och förändringar i organisationen och kontrollera att de fungerar i integrationerna mot Time pool, Time Care, Personec, companion.
  • Ansvara för att kalendern är uppdaterad.
  • Ge system- och användarstöd till användare inom verksamheten (behörighetshantering).
  • Skapa utbildningsplan och utbilda berörda chefer och medarbetare i TimeCare/Multi Access.
  • Upprätta användarinformation och manualer.

• Enhetschef

  Ansvarar för att:

  • Rollen schemastöd är tillsatt i sin organisation.
  • Fastställa bemanningskrav på enhetsnivå utifrån kundens behov samt ekonomiska ramar.
  • Signalera till verksamhetschef när tilldelade resurser inte täcker verksamhetens behov.
  • Signalera till Bemanningsenheten när det uppstår behov av personal, rekrytera vid behov.
  • Introducera nya medarbetare i fastställd bemanningsprocess tillsammans med stödfunktionerna som arbetar med bemanningsprocessen.
  • Skapa förutsättningar för kompetensutveckling inom bemanningsområdet för sina medarbetare.
  • Samplanera med andra verksamheter/enheter/områden för optimal bemanning.
  • Informera schemastrateg om schemaförändringar samt önskemål från personal.
  • Omfördela resurserna inom enheten vid behov.
  • Följa uppsatta riktlinjer gällande bemanningsprocessen.
  • Tillsammans med medarbetarna skapa enhetsspecifika spelregler med kontinuerlig uppföljning.
  • Bevaka att ATL, AML, LAS, FAS och övriga lagar och avtal följs.
  • Godkänna färdigt schema.
  • Följa gemensam schemaprocess.

   

• Schemastöd

  Ansvarar för att:

  • Vara införstådd med sin roll och sitt ansvar i bemanningsprocessen.
  • I samråd med chef starta ny schemaperiod. Lägga in tidsplan för gällande period.
  • I samråd med chef lägga in nytt bemanningskrav.
  • Hjälpa chef att mata in önskemålen från medarbetare i Multi Access.
  • Kontrollera parametrar.
  • Vid behov tilldela aktiviteter.

   

• Medarbetare

  Ansvarar för att:

  • Vara införstådd med sin roll och sitt ansvar i bemanningsprocessen.
  • Ansvara för att själv maila in önskemål om ledigheter till chef inom de tidsramar som finns.
  • Ansvara för att följa de regler som finns för gruppen.
  • Bidra med kunskap och erfarenhet vid planering av verksamheten.
  • Följa gemensam schemaprocess.
  • Delta vid utbildningsinsatser inom bemanningsområdet.
  • Vid samverkan bidra med förbättringar i bemanningsprocessen.
  • Skriva ut sitt personliga schema när det är färdigberäknat av chef.

   

• Lokal samverkansgrupp

  Ansvarar för att: 

  • Vara väl införstådd med gällande bemanningsprocess.
  • Bidra med förslag till förbättringar i bemanningsprocessen.
  • Delta aktivt vid framtagning av enhetsspecifika riktlinjer/spelregler samt fastställa dessa.
  • Följa upp bemanningsprocessen, fastställda riktlinjer/spelregler och effekter på arbetsmiljön tillsammans med enhetschef.  

   

• Skyddsombud

  Ansvarar för att: 

  • Företräda medarbetarna genom att samverka med enhetschef i det lokala schemaarbetet.
  • Vara väl införstådd med gällande bemanningsprocess.
  • Bidra med förslag till förbättringar i bemanningsprocessen.
  • Se till att arbetsmiljö- och arbetstidslagstiftning följs.
  • Belysa de faktorer i schemaläggning som påverkar medarbetares hälsa såsom bemanningstäthet och arbetstyngd.
  • Tillsammans med enhetschef riskbedöma schemaperioder inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet.