Rekrytering

Hjo kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare, både vid rekrytering av ny personal och för att behålla befintlig personal. Rekryteringsarbetet är en mycket betydelsefull process med stor påverkan på organisationen och det resultat som uppnås. Att rekrytera nya medarbetare är en kompetens- och tidskrävande uppgift, vars resultat ska ses som en långvarig och omfattande investering. Varje rekrytering ger en möjlighet att stärka Hjo kommuns arbetsgivarvarumärke och sökanden ska behandlas på ett likvärdigt och attraktivt sätt.

  • När ett personalbehov uppstår ska en noggrann prövning göras. 

    Utred följande: 

    • Kan vi organisera om arbetsuppgifterna så att vakant tjänst inte behöver återbesättas? Vilka konsekvenser uppstår om jag inte rekryterar? 
    • Vilka ekonomiska förutsättningar finns?
    • Kommer organisationen förändras utifrån verksamhetens nuvarande och framtida behov? 
    • Saknas det någon kompetens i personalgruppen idag?
    • Kan vakant tjänst lösas genom att någon/några utökar sin sysselsättningsgrad?
    • Kan någon i personalgruppen efter viss kompetensutveckling utföra de aktuella arbetsuppgifterna?
    • Kan vakant tjänst lösas tillsammans med annan chef med s k kombinationstjänst?

    Genom en översyn kan en vakant befattning många gånger användas till att utveckla arbetsinnehållet i övriga befattningar.

    Skulle ovanstående prövning visa tjänsten överflödig eller istället påvisa behovet av ytterligare en tjänst ska denna organisationsförändring samverkas på CSG/VSG. 

  • För att inte förlora kompetens i samband med uppsägningar bör kompetensförsörjningen löpande följas upp i arbetsgruppen. Det är en viktig uppgift för chefen att matcha arbetsgruppens totala kompetens med den kompetens arbetsgruppen behöver för att möta framtida förändringar. Vid vakanser uppstår möjligheten att finna alternativa lösningar och utveckla arbetsuppgifterna i verksamheten. Medarbetarsamtalet är ett verktyg som kan öka förutsättningarna för att kunna tillsätta vakanta tjänster med befintlig personal.

  • Jämställdhet och mångfald är en självklarhet och innebär att alla har samma rättigheter, möjligheter och skyldigheter inom alla områden oavsett kön, ålder, etnisk eller kulturell tillhörighet, funktionshinder, sexuell läggning, könsöverskridande identitet samt religion eller annan trosuppfattning. Alla ska behandlas lika, både vid intern och extern rekrytering, utifrån diskrimineringsgrunderna. En balanserad representation av båda könen inom verksamheterna ska eftersträvas. Råder obalans ska det underrepresenterade könet uppmanas att söka lediga tjänster samt ges företräde om kompetens anses likvärdig. Detta ska uttryckas på ett sätt som inte är eller kan uppfattas som diskriminerande.

  • Kravprofilen styr rekryteringsarbetet. En grundlig och välarbetad kravprofil ökar förutsättningarna för en lyckad rekrytering och förenklar arbetet i bedömningen av de sökande. 

    Inledningsvis görs en bedömning av den kompetens som idag finns i arbetsgruppen, för att utreda kompetensbehovet och hur kravprofilen ska formuleras. Kraven ska vara realistiska och icke-diskriminerande. Finns det objektiva skäl relaterade till verksamheten som talar till fördel för att anställa en man / kvinna, person i en specifik ålder eller med annan etnisk bakgrund ska detta framgå i kravprofilen. Vid chefspositioner ska kravprofilen innehålla såväl verksamhetsrelaterade krav som chefs- och ledarskapskompetens.

    Ta fram SKA-krav, BÖR-krav och önskemål. SKA-krav är grundkrav och underlag för urval, som exempelvis utbildning, och körkort, och ska vara uppfyllda senast tillträdesdagen om inte annat överenskommes. BÖR-krav och önskemål är meriterande krav vilka bedöms vid intervju, tester, referenser o.s.v.

    För att underlätta urvalsprocessen och skapa förutsättningar för en lyckad rekrytering bör SKA-kraven begränsas. Undvik att ange specifika utbildningar, använd istället formuleringar som ”adekvat utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig”. 

    När kravprofilen skapas ska en plan tas fram för vilket löneläge som gäller för tjänsten i förhållande till Hjo kommuns lönestruktur.

    Framtagen kravprofil gäller oavsett om tillsättningen sker genom omplacering, intern eller extern rekrytering. 

  • Följande rekryteringsordning gäller:

    1. Omplacering inom den egna verksamheten
    2. Omplacering inom hela kommunen
    3. Utökad sysselsättningsgrad för personal med deltidstjänstgöring inom arbetsstället
    4. Företrädesrätt enligt lagen om anställningsskydd (LAS)
    5. Intern rekrytering
    6. Extern rekrytering

    1 Omplacering inom det egna verksamhetsområdet 

    På samtliga ledningsgruppsmöten inom respektive verksamhetsområde ska rekryteringsbehovet aktualiseras löpande. Behov av omplacering utifrån rehab, övertalighet (LAS) medarbetarna önskemål diskuteras med fördel inom respektive verksamhetsområde innan en formel omplaceringsutredning startas.

    2 Omplacering inom hela kommunen 

    Vid en omplacering skickar Personalenheten ut en omplaceringsförfrågan till samtliga chefer. Under den tid omplaceringsärendet pågår gäller generellt anställningsstopp. Finns behov av att genomföra rekryteringen under perioden ska kontakt tas med Personalenheten som gör bedömningen huruvida rekryteringen kan genomföras utan att omplaceringsärendet påverkas. 

    När omplaceringsförfrågan skickas ut är det av yttersta vikt att samtliga chefer svarar för kommande rekryteringsbehov 6 månader framåt, även utan vakanta tjänster att erbjuda. Arbetsgivarens undersökning måste vara komplett vid avstämning med facket.

    3 Utökad sysselsättningsgrad 

    LAS § 25: En deltidsanställd arbetstagare som har anmält till sin arbetsgivare att han eller hon vill ha en anställning med högre sysselsättningsgrad, dock högst heltid, har trots 25 § företrädesrätt till sådan anställning. Som förutsättning för företrädesrätten gäller att arbetsgivarens behov av arbetskraft tillgodoses genom att den deltidsanställde anställs med en högre sysselsättningsgrad och att den deltidsanställde har tillräckliga kvalifikationer för de nya arbetsuppgifterna.
    Uppgifter om önskad utökad sysselsättningsgrad ska registreras på respektive person i personalsystemet.

     4 Företrädesrätt enligt lagen om anställningsskydd (LAS) 

    Personal som haft tidsbegränsad anställning mer än sammanlagt 365 dagar under de senaste tre åren har företrädesrätt till återanställning. Det gäller även om medarbetaren blivit uppsagd på grund av arbetsbrist och uppfyller kraven på anställningstid (LAS § 25). 

    Företrädesrätten gäller under 9 månader efter det att anställningen har upphört och gäller förutsatt att medarbetaren har tillräckliga kvalifikationer för aktuell tjänst. 
    Anställda enligt skollagen omfattas inte av företrädesrätten.

    Nya regler kring företrädesrätt införs från 2021-10-01i AB vilket innebär att vikariat och allmän visstidsanställning övergår till en tillsvidare tjänst efter 18 månader.

     5 Intern rekrytering 

    Hjo kommun uppmuntrar till intern rörlighet och ska sträva efter att öka den interna rekryteringen. Det är upp till rekryterande chef att besluta om det interna rekryteringsunderlaget är tillräckligt för en intern rekrytering.

    Vid intern rekrytering kan medarbetare som arbetar på tidsbegränsad anställning samt intermittent anställning erbjudas möjlighet att söka tjänsten.

    Rekryteringsordning vid intern rekrytering:

    1. Kompetens
    2. Erfarenhet

     6 Extern rekrytering 

    Rekryterande chef är ansvarig för att punkterna 3.0 - 3.5 rörande rekryteringsordning i Hjo kommun är uppfyllda innan extern rekrytering kan påbörjas. 

  • Annonsering

    Innan annonsering sker ska följande förberedelser genomföras:

    Rekryterande chef ska föra dialog med berörd facklig organisation om kommande rekrytering och möjligheten att lämna synpunkter ska ges.

    Inför rekrytering, urval och tillsättning av chefsposition har arbetsgivaren förhandlingsskyldighet gentemot samtliga fackliga organisationer som finns representerade inom chefens ansvarsområde. Samverkan sker på CSG /VSG. 

     Rekryteringsgrupper

    Inför rekrytering bör anställande chef ta ställning till behovet av en rekryteringsgrupp. Vid rekrytering till ordinarie tjänster utan nyckelposition kan anställande chef välja att hålla intervjuer på egen hand eller sammankalla en rekryteringsgrupp. Förslagsvis är rekryteringsgruppen blandad utifrån befattning, kön, ålder, bakgrund för att skapa diversitet. 

     
    Vid rekrytering av chefer / nyckelpersoner erfordras två rekryteringsgrupper:

    • Verksamhetschef / chef / medarbetare
    • Fackliga representanter

    Vid rekrytering av verksamhetschef erfordras tre rekryteringsgrupper:  

    • Verksamhetschefer
    • Chef / medarbetare

    Fackliga representanter. Samma individer ska vara delaktigt vid samtliga intervjutillfällen.

    Vid rekrytering av chef bör representant från Personalenheten delta i rekryteringsprocessen.  

    Framtagning av annons

    Kravprofilen utgör underlag för annonsens utformning. Annonsen ska väcka intresse för befattningen och ska ge en attraktiv bild av Hjo kommun som arbetsgivare.    

    Förslag på vad som bör finnas med i annonsen:

    • Tydlig rubrik om vilken tjänst som utannonseras. Vid ny befattningsbenämning ska Personalenheten kontaktas för godkännande av titulatur och AID-kod.
    • Presentation av Hjo kommun och arbetsplatsen.
    • Vilka arbetsuppgifter som ingår
    • Krav på utbildning
    • Önskvärda personliga egenskaper
    • Övriga meriter
    • Exempel på något positivt t e x utvecklingsmöjligheter, förmåner m.m.
    • Vid behov ska personen kunna uppvisa utdrag ur belastningsregistret
    • Antal tjänster som annonsen avser
    • Kontaktuppgifter till ansvarig rekryterade / chef
    • Kontaktuppgifter till fackliga företrädare
    • Sista ansökningsdag

    Förslag på information under övriga upplysningar i annonsen:

    • Ange i annonsen vilka datum ni planerar att genomföra intervjuerna
    • Ange att ”Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.”
    • Ange ”För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Hjo kommun använder vi rekryteringsverktyget Visma Recruit. Därför ber vi dig att skicka in din ansökan via Visma Recruit genom att klicka på ansökningslänken i annonsen”. 

    Inkommer ansökningshandlingar till chef via mail eller brev ska den sökande hänvisas att söka på nytt via vårt rekryteringssystem Visma Recruit.  

    Rekrytering där behov finns av snabb tillsättning av tjänst:  

    • Ange att ”Intervjuer sker löpande”. Tjänsten får dock inte tillsättas förrän annonseringstiden har gått ut.
    • Ange ”Intervjuer sker löpande och tillsättning av tjänst kan ske innan ansökningstiden har gått ut”. Formuleringen ska endast användas i undantagsfall. Ska ej använda vid rekrytering av chefer.  

    Annonseringskanaler

    Vid extern annonsering publiceras annonsen på följande sidor:  

    • Hjo kommuns hemsida
    • Visma Recruit
    • Platsbanken
    • Offentliga jobb  

    Vid utökad annonsering kan följande medier användas:  

    • Sociala medier; Facebook, LinkedIn
    • Annonsering i press / hemsidor

    Kontakta Personalenheten för rådgivning och publicering av annons på sociala medier, i press och på hemsidor.

    Extern annons bör vara publicerad i minst 2 veckor.

    Intern annons publiceras på Hjo kommuns intranät Eira. Intern annons ska vara publicerad minst en vecka. 

  • Urvalsprocess

    För att få ett objektivt urval bör minst två personer vara delaktiga i urvalsprocessen. Urval görs inledningsvis genom en meritvärdering utifrån krav och önskemål i kravprofilen. Har arbetsgivaren angett att sökanden ska inneha specifik utbildning eller ”annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig”, är det arbetsgivaren som prövar likvärdigheten. 
    Alla urval i en rekryteringsprocess ska göras på sakliga och objektiva grunder. Ansökningshandlingar bör läsas med ett observant förhållningssätt.

    Tester inför intervjun 

    Inför rekrytering av chefer och nyckelpersoner bör tester genomföras på kandidaterna. Tester utförs av Personalenheten.

    Intervju

    Atmosfären vid en intervju i Hjo kommun ska vara välkomnande och avslappnad. Intervjuer ska genomföras på ett strukturerat sätt och ge förutsättningar för en saklig bedömning av likheter och skillnader mellan de intervjuade. 

     Presentera deltagarna, Hjo kommun och arbetsplatsen. Tänk på att du blir intervjuad av kandidaten och det är din uppgift att marknadsföra tjänsten, arbetsplatsen och Hjo kommun.

    • Presentera tjänsten
    • Ställ förberedda intervjufrågor
    • Ge den sökande möjlighet att ställa frågor
    • Be om referenser
    • Informera om den fortsatta rekryteringsprocessen

    Förslag på intervjufrågor hittar du under dokument. 

    Intervjuteknik

    Inled med enklare frågor för att få igång ett avslappnat samtal för att därefter gå in på mer komplexa frågor. Vad en person väljer att säga och hur det sägs ger underlag för bedömning. Lägg märke till beteende och kroppsspråk. Håll kvar eller omformulera frågor som inte får tillfredsställande svar och ställ följdfrågor. För så informativa svar som möjligt är öppna frågor att föredra. Var observant på frågor som undviks.   

    De frågor som ställs ska vara relevanta för anställningen och kopplade till kandidatens kompetens.  

    Referenstagning

    Referenstagning ska alltid ske efter intervju, även vid internrekrytering. I första hand kontaktas de referenser som sökanden har uppgett. Det är viktigt att informera kandidaterna om att nuvarande arbetsgivare kan komma att kontaktas för referenser, även om nuvarande arbetsgivare inte framgår på ansökan. De frågor som ställs utifrån en referenstagningsmall och ska baseras på kravprofilen. Referensuppgifter sparas i rekryteringsprogrammet under aktuell kandidat.

    Med fördel kontaktar samma person samtliga referenser och det är av vikt att personen också medverkat vid intervjuerna. 

    Sökande till chefspositioner ska informeras om att referenstagning också sker via fackliga parter.

    Frågor vid referenstagning finns under dokument. 

    Betyg och andra intyg

    Rekryteringsansvarig ska begära in original eller vidimerade intyg och betyg innan beslut om anställning tas. Yrken som kräver legitimation ska kontrolleras hos ansvarig myndighet. 

    Samtliga betyg och intyg ska arkiveras i medarbetaren personakt hos Personalenheten.  

    Utdrag ur belastningsregistret

    I enlighet med Skollagen ska alltid utdrag ur belastningsregistret lämnas av den sökande vid befattningar inom förskola, skola, särskola eller övrigt arbete med barn/ungdomar under 18 år. Utdraget skall visas i original. 

    Under förutsättning att en anställning förnyas eller en medarbetare återanställs inom 6 månader från det att ett registerutdrag uppvisats krävs inget förnyat utdrag. 
    Uppgifterna registreras i Personalsystemet.  

    Kontroll av betalningsanmärkning och kreditupplysning

    Inför anställning på vissa befattningar kan det vara befogat att begära kreditupplysning och kontroll av betalningsanmärkningar. Endast då en kandidat valts ut för anställning kan kontroll begäras. Kandidaten ska först informeras och ge sitt samtycke. Om kandidaten nekar kan sökanden väljas bort.

    Kredit- och betalningsanmärkningar innebär inte att personen per automatik är diskvalificerad. En bedömning ska göras av anmärkningarnas art i relation till befattningen och hur långt tillbaka i tiden det ligger.  

    Intyg om arbetsförmåga

    Enligt AB § 3 kan en arbetsgivare begära läkarintyg om arbetsförmåga inför anställning. Kostnaden ersätts då av arbetsgivaren. Skulle tvivel uppstå kan den sökande begära ut registerutdrag från Försäkringskassan.

    Dessa uppgifter ska endast begäras i yttersta undantagsfall.   

    Säkerhetsprövning

    För tjänster i kommunens ledningsgrupp eller vid andra samhällsviktiga funktioner inom Hjo kommun görs en säkerhetsprövning hos Säkerhetspolisen.

    Rekrytering av nära anhörig

    Vid anställning ska saklighet, opartiskhet och objektivitet gälla. Kompetens ska vara avgörande för vem som ska anställas. Vid eventuell anställning av en nära anhörig skall försiktighetsprincipen gälla. Det innebär att som chef avstå från att delta i rekryteringsprocesser där släktskap finns och inte heller anställa nära anhörig på egen enhet /avdelning. 
    Nära anhörig inbegriper förälder, syskon, partner (make/maka/sambo/särbo), barn, svåger/svägerska m.fl.

    Försiktighetsprincipen ska också beaktas vid anställning av medarbetare där en nära anhörig redan arbetar i arbetsgruppen. Hänsyn bör tas till hur rekryteringen kan komma att påverka möjligheten till objektivitet i arbetsgruppen.

    Slutlig bedömning

    Inför slutlig bedömning ska rekryteringsansvarig alternativt rekryteringsgrupp/representanter göra en noggrann sammanvägning av all information utifrån kravprofil, tester, intervjuer, tidigare erfarenheter och referenser. Skulle den sammantagna bedömningen i ett första urval visa på otillräcklig kompetens eller på annat sätt anses otillfredsställande kan fler sökanden kallas till intervju. Som ett sista alternativ kan rekryteringen avbrytas.

    Slutgiltigt beslut tas av rekryteringsansvarig.

  • Anställningsavtal

    Innan ett anställningserbjudande lämnas ska överenskommelse träffas om lön, anställningsform och andra anställningsvillkor vilka dokumenteras i ett anställningsavtal. Anställningsavtalet är ett juridiskt bindande avtal mellan två parter; arbetsgivaren och arbetstagaren. Anställningsavtalet ska vara tydligt kommunicerat till den anställde och undertecknas av båda parter. 

    Tänk på att även muntlig överenskommelse är bindande.

     Lönesättning

    Löneerbjudandet ska utgå från arbetsuppgifternas innehåll och svårighetsgrad, från personens meriter och kompetens i förhållande till arbetsplatsen och kommunens lönestruktur samt från arbetsmarknadens påverkan på lönebildningen. 

    Ta hjälp av Personalenheten för stöd vid lönesättning

Sidansvarig: Paupuintranat
Senast ändrad: 24 januari 2024