Upphandling och inköp

• Dela
• Skriv ut
• Lyssna
• Kontakt

• Inköpsorganisation

  Kommunstyrelsen beslutar om riktlinjer för inköp i Hjo kommun. Under 2018 pågår arbete med att ta fram nya riktlinjer som bland annat innebär ett tydliggörande av hela den organisation som hanterar kommunens inköp.

• Rekvisitioner, fakturareferens (ID) och betalningar

  För att vi som anställda ska kunna känna oss trygga med att göra inköp och för att undvika felaktigheter finns olika kontrollmoment i form av rekvisitioner, ID, attester mm. 

  Rekvisition

  En rekvisition är en värdehandling som berättigar dig till att göra ett inköp åt Hjo kommun. Blanketten är förtryckt och ska lämnas till leverantör vid köp då avtal saknas.

  Rekvisitionen innehåller information om köparen (Hjo kommun) så att leverantören i sin tur kan skapa och skicka en faktura på utfört köp. Det är även en garanti att de i sin tur får betalt för hämtad/levererad vara. 

  Här hittar du rekvisitionsblanketten

  En rekvisition innebär att den som är budgetansvarig godkänt att ett inköp får göras på dennes ID. Ansvarig chef ska stämma av med beställare att köpet utförs enligt kommunens riktlinjer för inköp. Rekvisitionen lämnas till butiken i samband med inköpet. 

  Fakturareferens (ID)

  ID är en referenskod som hänvisar till ett särskilt kostnadsställe inom kommunen.

  När du beställer varor/tjänster ifrån en leverantör ska ID alltid anges och den ska stå med på fakturan. Det gör att fakturan automatiskt cirkuleras ut till den person som ska kontera och godkänna fakturan på rätt enhet. 

  Fakturainformation

  Beställer du en vara eller tjänst som genererar en faktura är det viktigt att du anger rätt fakturainformation till leverantören. Hjo kommun har tre vägar in för leverantörsfakturor och det är endast dessa som gäller:

  E-fakturor (SVE-fakturor):

  Via vår fakturaväxel Inexchange. Kontakta ekonomienheten om leverantören vill skicka e-faktura.

  PDF-fakturor:

  fakturor@hjo.se

  Pappersfakturor:

  Hjo kommun
  Box 97
  544 22 Hjo

  Ange alltid ID som referens dit fakturan ska skickas.

   

• Direktupphandling

  Med direktupphandling avses alla köp av varor och tjänster mellan 0-586 000 kr som inte kan beställas från ramavtal. Definitionen är: ”Alla inköp som inte behöver annonseras oavsett värde, eller en upphandling utan krav på anbud i viss form”.

  Från och med 1 juli 2014 gäller ny lagstiftning för direktupphandling och gränsen för direktupphandling höjdes. Samtidigt skärptes kraven på dokumentationen och konkurrensutsättning gällande direktupphandlingar. Med det menas att alla direktupphandlingar mellan 100 000 - 586 000 SEK ska dokumenteras och konkurrensutsättning eller marknadsundersökning ska göras. Blankett för direktupphandling ska då användas och diarieföras med beställning och ev. avtal.

   

   

• Beställning av upphandling

  Skövde kommun genomför upphandlingar åt Hjo kommun. Kontakta Hjo kommuns inköpssamordnare om en upphandling behöver göras. 

  En upphandling tar ofta minst 3-6 månader att genomföra, ibland längre. Kom in med din beställning i god tid! Din upphandling genomförs av upphandlingsenheten i Skövde vilket säkerställer ett avtal med god kvalitet och till rätt kostnad utifrån våra behov – självklart i enlighet med lagar, kommunens policy och riktlinjer.

  Beställningen gör du genom att kontakta inköpssamordnaren som tar kontakt med upphandlingsenheten i Skövde. Upphandlingen påbörjas snarast möjligt.

  Nedan information är exempel på vad som krävs vid beställning av upphandling:

  Överskådlig beskrivning av vad som ska upphandlas

  • Finns avtal idag?
    
    
  • Uppskattat kontraktsvärde (om ramavtal, ange uppskattat värde per år)
    
    
  • Kommer avtalsleverantören behandla personuppgifter för uppdragsgivarens räkning? (Notera att du behöver förbereda ett PUB-avtal inför upphandlingen)
    
    
  • Anser du att personuppgifterna är av känslig karaktär?
    
    
  • Innebär uppdraget att befintlig verksamhet kommer att läggas ut på entreprenad?
    
    
  • Ytterligare information
    
    
  • Kontaktpersoner