Här kan du läsa mer om hur schemaprocessen går till.

Syfte med schemaprocess

Inom Vård och omsorg ges alla tillsvidareanställda medarbetare möjlighet till en heltidsanställning. För att kunna hantera detta både arbetsmiljömässigt, kvalitetsmässigt och ekonomiskt finns en gemensam schemaprocess i verksamheten. Schemaprocessen syftar till att göra all arbetstid inom ett kompetensområde tillgänglig för samtliga medarbetare med rätt kompetens, samtidigt som vi tar god hänsyn till kontinuitetsaspekten för brukarna och trygghetsaspekten för medarbetarna.

Samtliga medarbetare på en enhet omfattas av nedanstående schemaprocess samt vakansprocessen som beskrivs i avsnitt 4. 

Schemaprocessens steg

Steg 1: Chef fastställer bemanningskrav

Ansvarig chef fastställer bemanningskrav för den kommande schemaperioden utifrån parametrarna ”Brukarnas behov” och ”Budget”. Bemanningskravet förmedlas till schemaläggare och blir tillsammans med enhetens spelregler beställningsunderlag för kommande schema. Bemanningskravet ska visa hur enheten ska bemanna sin verksamhet för att möta brukarnas krav på ett effektivt och kvalitativt utförande. Bemanningskravet ska också ligga inom de ekonomiska ramarna enheten har för sin enhet, inklusive indirekt brukartid.

Steg 2: Medarbetarnas önskemål

Medarbetaren meddelar önskemål om ledigheter inför kommande schemaperiod. Även annan av enhetschef beviljad ledighet som till exempel semester, föräldraledighet eller tjänstledighet läggs in i önskemålsfunktionen. Alla medarbetare måste vara medvetna om att det är bemanningskravet och en helhetsbedömning av hela arbetsgruppens önskemål om ledigheter, som styr vilka önskemål som kan beviljas för arbetsgruppen.  

Steg 3: Chef beslutar om önskemål

Enhetschef bedömer de inkomna önskemålen och beslutar om vilka som ska accepteras. Enhetschef gör bedömning i samråd med schemaläggare och sin personalgrupp. Enhetschefen informerar både schemaläggare och medarbetare om konsekvenserna av tagna beslut. Enheten ska i möjligaste mån täcka sina planerade ledigheter med egen personal inom samplaneringsområdet.

Steg 4: Schema skapas

Schemaläggare arbetar med att bygga ett hållbart schema utifrån verksamhetens bemanningskrav, beslutade undantag/ledigheter och spelregler. Tidsramen för att bygga och bli färdigt med ett schema är cirka två veckor. Schemat byggs i dialog med ansvarig chef. I detta skede beaktas även samplanerande enheters behov respektive överkapacitet för att gemensamt nyttja tillgängliga resurser. 

Schemaläggare rapporterar in vakanser samt eventuell överkapacitet i systemet Time Care Pool. Bemanningsenheten har sedan till uppgift att lösa all underkapacitet med hjälp av tillsvidareanställda på Bemanningsenheten eller timavlönad personal som ges möjlighet till vikariat för att lösa vakanser i schemat. 

Steg 5: Schema granskas

Enhetschef riskbedömer schemat tillsammans med lokalt skyddsombud eller, om detta ej finns, en av verksamheten utsedd medarbetare och beslutar sedan om eventuellt nödvändiga korrigeringar.  

Seg 6: Korrigeringar

Schemaläggare arbetar med korrigeringar och färdigställer schemat för utdelning till medarbetarna.

Steg 7: Beslut om färdigt schema

Enhetschef beslutar om färdigt schema.

Steg 8: Färdigt shema delas ut

Medarbetare får meddelande om sitt färdiga individuella schema med arbetspass senast 14 dagar innan schemaperioden startar. Varje medarbetare ansvarar för att ta del av sitt schema på lämpligaste sätt.