4. Vakansprocess
Här kan du läsa mer om hur vakansprocessen går till.
Vakansprocessens steg
| Steg/Funktion | Enhetschef | Vikarie | Bemanningsenhet |
| 1 | Lägger beställning | ||
| 2 | Lägger in sin tillgänglighet | ||
| 3 | Letar efter tillgänglig resurs | ||
| 4 | Besvarar förfrågan via sms. | ||
| 5 | Tillsätter resurs | Tillsätter resurs | |
| 6 | Arbetar enligt beslut på SMS. Anmäler förändring till BE. | Arbetar enligt beslut på SMS. Anmäler förändring till BE. | |
| 7 | Attestera pass i PersonecP. |
Steg 1:Enhetschef lägger beställning
Vid behov av resurs lägger enheten beställning i Time Care Pool (nedan kallad Pool) för behandling enligt rutin. Processen kan sedan följas i verktyget.
Steg 2: Vikarier lägger in sin tillgänglighet
Alla timanställda lägger in sin tillgänglighet i Pool. Om inte möjlighet finns att göra detta anmäler man sin tillgänglighet skriftligen till Bemanningsenheten. Om timvikarie ska vara möjlig att boka måste hens tillgänglighet finnas i Pool. Annan väg är inte möjlig att boka vikarie på. Det gäller för samtliga verksamheter inom Vård och omsorg.
Steg 3: Bemanningsenheten letar resurs
Bemanningsenheten letar efter tillgänglig resurs enlig följande prioritetsordning:
- Disponibelt pass – resurs direktbokas i Pool
- Tillsvidareanställd personal på Bemanningsenheten – resurs direktbokas i Pool
- Timavlönad personal – förfrågan skickas i Pool
Vid akuta fall kan Bemanningsenhet ringa tillgänglig resurs för att påskynda processen.
Tillsvidare anställd personal med disponibelt pass eller anställd på Bemanningsenheten ansvarar för att hålla sig uppdaterad via SMS funktion vart nästa pass äger rum. AB reglerar eventuella kostnader som uppkommer vid besked med kort varsel.
Steg 3: Vikarie besvarar förfrågan
Timvikarie besvarar förfrågan via sms. Om inte svar kan ges via sms, kontaktar anställd Bemanningsenheten skriftligt om sitt beslut. Vid upprepade tillfällen när inget svar ges på förfrågan, har Bemanningsenheten rätt att avskriva resursen från fler uppdrag. Innan avskrivning sker ska resursen meddelas skriftligen.
Steg 5: Resurs tillsätts
Bemanningsenheten tillsätter pass och meddelar enhetschef via Pool. Personal som meddelas beslut om tjänstgöring ska vara arbetsför på arbetsplatsen för tjänstgöring när passet startar.
Steg 6: Passet genomförs
Tillsatt resurs följer de anvisningar som delges på arbetsplatsen. Gällande rutiner och regler för arbetsplatsen ska vara tydligt beskrivna och lättåtkomliga innan arbetspasset startar. Förändringar av beslutat arbetspass meddelas till Bemanningsenheten som gör nödvändiga moment i Pool. Förlängning eller förkortning av beslutat pass görs enligt anvisningar i gällande avtal.
Steg 7: Chef attesterar passet
Enhetschef attesterar färdigt pass i Personec P, enligt gällande anvisningar.