Förvaltningen har tagit fram en projektmodell för att underlätta och förbättra hur vi arbetar i våra projekt. En projektmodell är ett ramverk för att driva ett projekt. Den ger en gemensam begreppsvärld och tydlig styrning av projekten.

Vår projektmodell hjälper oss att göra rätt saker, på rätt sätt. Detta åstadkoms genom att mer fokus läggs på förarbetet i projektet, så vi är väl förberedda och vet vad vi ska göra när vi går in i själva genomförandet. Modellen kan ses som checklistor för de olika nödvändiga stegen i ett projektarbete, vilket säkerställer att rätt saker görs på rätt sätt och i rätt tid. Modellen förtydligar även hur vi fördelar roller och ansvar inom projektet.

Vad är ett projekt?

Ett projekt definieras ofta enligt följande:

• Det finns tydliga och prioriterade mål för vad projektet ska åstadkomma,
• projektet är avgränsat i tid och omfattning,
• arbetet är uppbyggt kring en tillfällig projektorganisation,
• projektet har en särskild budget,
• det finns en beställare och en mottagare, samt
• projektet är möjligt att avbryta.
  

I Hjo kommun finns både investeringsprojekt och driftsprojekt. Investeringsprojekt genomförs av samhällsbyggnadsenheten, även om projektet ofta föranleds av ett behov som lyfts fram av andra verksamheter - en beställning. Driftsprojekt genomförs av verksamheterna.

Projektmodellen 

Modellen består av tre olika faser: förarbete, genomförande och efterarbete.

Till varje etapp i modellen finns anpassade mallar. Mallarna innehåller utvalda rubriker och tillhörande hjälptext som är viktiga att beakta i det skedet av ett projekt. Detta säkerställer att vi gör rätt sak, på rätt sätt ,i rätt tid.

Från idé till projekt

1. En idé föds eller ett behov identifieras av vem som helst i organisationen som skriver en behovsanalys och lämnar till närmsta chef.
   
   
2. Ansvarig chef bedömer om frågan är intressant och lyfter i så fall den till verksamhetschefen.
   
   
3. Verksamhetschef bedömer om frågan är relevant och i så fall om det är av sådan karaktär att det behöver lyftas upp i kommunledningsgruppen. Om frågan inte är av sådan karaktär finns två vägar att gå; starta en utredning eller stoppa.
   
   
4. Kommunledningsgruppen går igenom behovsanalysen och resonerar kring den; "vilka är berörda?", "ligger det i linje med vår vision och våra mål?" etc. Kommunchef via kommunledningsgruppen bedömer om idén/behovet bör leda till att starta en förstudie eller stopp.
   
   
5. Om idén/behovet bedöms leda till en förstudie ansvarar verksamhetschef för att en förstudiebeställning tas fram tillsammans med berörda (inom egen verksamhet och andra)
   
   
6. Förstudiebeställningen tas upp i kommunledningsgruppen. Kommunchefen beslutar om att beställa förstudie utifrån projektportfölj, angiven tidplan, förstudieorganisation etc. I beställningen utses även projektägare.
   
   
7. Beställningen av förstudie meddelas kommunstyrelsen genom att kommunchef informerar kommunstyrelsens ordförande och projektägaren informerar berörd utskottsordförande. Förstudiebeställningen och behovsanalysen anmäls dessutom till kommande kommunstyrelsemöte.
   
   
8. Förstudien geomförs av förstudieledare tillsammans med eventuell förstudieorganisation.
   
   
9. Förstudieledaren rapporterar till projektägaren, som ska vara verksamhetschef eller stabschef.
   
   
10. Projektägaren ansvarar för att kommunledningsgruppen får information när det behövs.
    
    
11. Projektägaren via kommunledningsgruppen ansvarar för att politiken (utskott, budgetberedning eller kommunstyrelse) får denna information när det behövs.
    
    
12. Projektägaren bedömer när förstudien är färdig att lämnas över till kommunchefen och kommunledningsgruppen.
    
    
13. Kommundirektör via kommunledningsgruppen avgör om förstudien är färdig att lämnas över till politiken.