5. Riktlinjer för schemaprocess

• Dela
• Skriv ut
• Lyssna
• Kontakt

• Solidaritet

  Schemaprocessen bygger på ett gemensamt ansvar där samtliga medarbetare inom förvaltningen ingår.

• Arbetsplatsträff (APT)

  Syftet med arbetsplatsträffen är att skapa ett forum för dialog om verksamheten, för att ta vara på medarbetarnas kompetens och deras vilja att gemensamt forma en verksamhet som de tar ansvar för och är stolta över. Väl fungerande arbetsplatsträffar där individen, arbetsgruppen och verksamheten utvecklas är en förutsättning för att skapa bra verksamheter som når sina mål. 

  APT är nödvändigt för att fatta beslut och göra gemensamma överenskommelser om verksamheten, resursplaneringen och schema. I alla beslut om bemanning vägs arbetsmiljö och hälsa in. Formellt är det chefen som fattar beslut, men en strävan ska vara att genom dialog nå enighet innan beslut tas.

  En bra dialog betyder inte att man alltid får som man vill, men den leder fram till beslut som vilar på en stabil grund. När beslutet väl är taget förväntas alla respektera och följa det fattade beslutet. Det ska vara tydligt för alla medarbetare att ett beslut tagits och vad det innebär. APT ska alltid schemaläggas.

   

• Samplanering

  Avdelningar och enheter bör i så stor utsträckning som möjligt samplanera sin bemanning. Detta för att medarbetarnas kompetens ska tas tillvara i så stor utsträckning som möjligt och för att verksamheten kan planera ut så mycket som möjligt av personalens sysselsättningsgrad redan i schemat.

  I första hand sker samplanering inom den egna enheten, därefter med annan enhet inom verksamhetsområdet. Om behov för ytterligare samplanering finns vidgas samarbetet till andra enheter inom kompetensområdet och slutligen hela Vård och omsorgs verksamhet.

  Grundprincipen är att medarbetaren gör så mycket som möjligt av arbetstiden på huvudarbetsstället, för att värna kontinuitet och arbetsmiljö.  

   

• Bemanningskrav

  Bemanningskravet utgör grunden för hela schemaprocessen. Bemanningskravet sätts av ansvarig chef på enheten utifrån behovet av insatser för brukarna och utrymme i budget. Budgeten ska vara satt i timmar och överenskommen buffert ska vara borträknad. Bemanningskravet ska visa hur många medarbetare det ska finnas vid varje del av dygnet för att möta behovet av insatser, direkt och indirekt brukartid samt övrig tid.

  Bemanningskravet revideras löpande utifrån brukarnas förändrade behov och verksamhetens behov av förändring. Först när bemanningskravet är satt kan arbetstider fördelas i ett schema. Bemanningskravet måste alltid stämmas av mot tillgängliga resurser i budget.

  God ekonomisk resurshållning utifrån kommunallagen gäller som alltid. Verksamheten ska ha ett resursfördelningssystem som tar hänsyn till omfattning och vårdtyngd så att resurserna används där behovet är störst. 

• Spelregler vid fördelning av arbetstider

  Enhetschef ansvarar för att enheten har rätt bemanning. För att möjliggöra detta och samtidigt som medarbetarens egna önskemål ska beaktas vid schemaläggning, ska varje enhet arbeta fram sina speciella kriterier/spelregler vid fördelning av arbetstider. Dessa regler och dess konsekvenser fastställs tillsammans med arbetslagen vid APT och samverkas lokalt. Reglerna ses över löpande och revideras vid behov. Enhetschefen äger dessa regler och ansvarar för att de är uppdaterade.

  Först när bemanningskravet är fastställt kan arbetstider fördelas. Arbetstiderna fördelas utifrån följande aspekter:

  • Bemanningskravet ska täckas.
  • Medarbetaren ska under schemaperioden få arbetstid motsvarande överenskommen sysselsättningsgrad inom sitt kompetensområde.
  • Lagar, avtal och lokala regler ska följas.
  • Hållbara schema ur ett hälsoperspektiv ska så långt som möjligt beaktas. Hållbarhetskriterier som vi strävar efter att inte bryta mot i Hjo kommun är följande:
    • Att kontinuerligt arbeta/planera bort ”Delade turer”
    • Minst 11 timmar dygnsvila
    • Varje arbetsperiod ska omfattas av minst 2 arbetsdagar.
  • Schemat ska ligga inom ramen för brukarnas behov, arbetsmiljö, hållbarhet och lokala spelregler.
  • Medarbetarens egna önskemål ska tas i beaktande om det är möjligt. Kriterier för hållbarhet, lokala spelregler och regler om hur många som kan vara lediga samtidigt på enheten går alltid före enskild medarbetares önskemål.

• Schemaperiod – 16 veckor avstämningsperiod

  När en schemaperiod är fastställd ska den inte ändras vid mer än att akuta behov uppstår. Den medarbetare som är inplanerad att göra ett arbetspass är också den medarbetare som i slutänden utför passet. Detta för att vi ska kunna säkra att vi har rätt kompetens och kontaktperson på plats i verksamheten vid rätt tidpunkt och samtidigt upprätthåller lagar, avtal, hållbarhet och regler för hur och när arbetstid får utföras. 

  Därför är det viktigt att medarbetaren, innan schema fastställs, meddelar alla eventuella önskemål om ledigheter så att hänsyn till detta kan tas i schemaläggningsprocessen. Ledighetsansökningar ska inkomma till enhetschef för beslut i god tid innan schemat fastställs. När schemat väl är fastställt ska endast förändringar av akut art eller vid tillfällig övertalighet beviljas.  

  Om schemaperioden i verkligheten ska bli så som vi planerat måste vi också fastställa korta perioder i taget eftersom både brukarnas behov och medarbetarnas förutsättningar är föränderliga. Ju kortare och mer välplanerade schemaperioder i en längre avstämningsperiod desto större är sannolikhet att kvaliteten för brukarna blir hög och att medarbetarna får sina önskade ledigheter. Sannolikheten ökar också att få ut mer av sin arbetstid på det huvudsakliga arbetsstället.

  Att ha samma schemaperiod i verksamheter som samplanerar är en förutsättning för att hantera över- och underkapacitet på ett bra sätt. Vi kommer att planera en lång avstämningsperiod på 16 veckor men fastställa fyra veckor åt gången. Det som kan göra att ändringar sker mellan respektive fyraveckorsperiod är:

  • Brukarnas behov förändras.
  • Förändringar i samband med ledigheter.
  • Medarbetares sysselsättningsgrad förändras och/eller andra personalförändringar som påverkar schema.

• Medarbetarnas tillgänglighet och önskemål om ledigheter innan schemat fastställs

  Medarbetaren har möjlighet att påverka sina arbetstider inför fastställande av kort schemaperiod genom att lämna in sina önskemål om ledigheter/fridag till ansvarig chef. Grunden är att bemanningskravet ska täckas och lokala spelregler tas hänsyn till innan ledighet beviljas. 

  Medarbetaren ska även inkomma med önskemål om annan ledighet i form av: 

  • Semesterdagar
  • Föräldraledighet 
  • Tjänstledigt för studier
  • Tjänstledigt utan lön 

  Önskemål om annan ledighet söks alltid i så god tid som möjligt via mejl till chef, som återkopplar svaret till medarbetaren. Chef ansvarar för att meddela schemaläggare vad som beviljats. Annan ledighet som ansöks minst två månader i förväg ska svar ges av enhetschef inom två dagar. Ledighet med så här långt varsel ska avslås endast i yttersta undantagsfall. Ledigheter som ansöks tre månader i förväg eller mer ska, om inget extraordinärt råder, kunna beviljas. För huvudsemester och storhelger gäller särskild planering.  

  Om samtliga medarbetare ansöker om ledighet, eller har förstärkt önskemål om ledigt, samma dag/tidpunkt styr bemanningskravet hur många som kan få ledigt vid den givna tidpunkten. Chef har ansvar att genom turordning eller på annat sätt säkerställa att gemensamt ansvar tas vid sådana tillfällen. Storhelger och perioder då många önskar ledigheter ska hanteras och planeras separat, gärna årsvis.   

• Nattarbete

  För medarbetare som arbetar endast natt kan arbetspass på annan arbetstidsförläggning än natt förekomma, till exempel om nattarbetspass inte finns i tillräcklig utsträckning, vid utbildningar samt arbetsplatsträffar. Övertalig tid på annan tid än natt ska inte starta före 13.00.

• Bemanning helg

  I en verksamhet som bedrivs veckans alla dagar behöver ordinarie medarbetare fördela sin arbetstid jämnt mellan dagtid och kvällstid, vardag och helg om kvalitet och hög kontinuitet ska kunna hållas för brukarna. Arbetspass som ingår i definitionen helg är alla pass inom perioden fredag kväll till natten till måndag.  

  Inom Vård och omsorg kommer arbete hälften av helgerna utgöra norm och styr hur fördelningen av helgpassen behöver förläggas. Chef avgör om arbete färre än hälften av helgerna är möjligt för en enskild medarbetare. Respektive enhet kan välja en avstämningsperiod för hälften av helgerna över en längre period än 2 veckor, förslagsvis 8 till 16 veckor, för en högre flexibilitet för medarbetarna i valet av arbetshelgsintervall. 

• Turbyten under pågående schemaperiod

  Om medarbetare önskar byta turer med varandra under pågående schemaperiod ska detta alltid godkännas av närmsta chef samt stämmas av att bytet är möjligt utifrån gällande avtal och lagar. 

   

• Arbetspassets längd

  Arbetspass i ordinarie verksamhet som planeras in i schema är aldrig kortare än fem timmar. Arbetspass i form av enstaka utbildningstillfällen, arbetsplatsträffar och andra möten på ordinarie enhet kan vara kortare än fem timmar. Arbetspassens maxlängd är 10 timmar.   

• Delad tur

  Arbetsgivaren planerar inte in delade turer i medarbetares schema. Undantag gäller vid APT, underkapacitet av resurser helg eller vid avtalsenliga samtal mellan chef och medarbetare.

• Rörlighet inom kommunen vid tillfällig överkapacitet

  Rörlighet inom kommunen vid tillfällig överkapacitet, så kallade disponibla turer, utifrån kompetens omfattar samtliga medarbetare. I samband med att schema fastställs kan överkapacitet uppstå. Med överkapacitet menas när arbetstid schemaläggs ovanför fastställt bemanningskrav. Denna arbetstid ska då schemaläggas i första hand på annan enhet inom samplaneringsområdet och i andra hand som disponibel tur. Om medarbetaren inte kan schemaläggas eller bokas på en annan arbetsplats ska arbetstiden vid detta tillfälle göras på ordinarie hemarbetsplats.

  Bemanningsenheten meddelar genom ordinarie kontaktväg vart den disponibla turen ska utföras. Även om vakans uppstår på medarbetarens hemmaenhet efter det att disponibel tur blivit utplacerad ska medarbetaren tjänstgöra där hen blivit planerad. 

  Alla medarbetare har ett huvudarbetsställe där denne gör merparten av sin arbetstid. När medarbetaren är tillfälligt övertalig omdirigeras hen att utföra arbete någon annanstans där medarbetaren har kompetens. Samtliga medarbetare måste vara beredda på att utföra arbete på fler än ett arbetsställe men det är på sitt huvudarbetsställe som medarbetare ses som ordinarie.

  På arbetsställen där medarbetare endast gör enstaka arbetspass då och då ses medarbetaren som korttidsbemanning och kan inte förväntas utföra fullt samma arbete som en ordinarie medarbetare. Rutiner för användning av disponibel tur ska vara framtagna på varje mottagande enhet. Alla som arbetar inom Vård och omsorg har ansvar att ta emot nya medarbetare på ett bra och välkomnande sätt. Det är viktigt att det känns tryggt att komma till arbetsplatsen och att den information som var och en behöver för att kunna utföra sitt arbete är uppdaterad och lättillgänglig.