Delningsinstruktion

• Dela
• Skriv ut
• Lyssna
• Kontakt

• Sharepoint – Verksamheternas och enheternas delningsyta för E1:or

  På Sharepoint delas dokument som skapas/ändras regelbundet. Här ska till exempel APT-anteckningar, agenda och minnesanteckningar publiceras. Sharepoint ger även möjlighet till att bland annat skapa nyhetsflöden, diskussionsgrupper, dela länkar. 

  Verksamheternas och enheternas Sharepointytor skapas upp automatiskt och är endast åtkomlig för de som arbetar i respektive verksamhet eller enhet (det går att dela över gränserna men då måste ett aktivt val göras av de som är medlemmar på ytan).

• Teams – En tvärkommunal/verksamhets/enhets projektyta

  Teams är en projektyta, ytan ska användas (till skillnad från Sharepoint) för dokumentdelning eller projekt som rör sig över kommun-, verksamhets- eller enhetsgränser. I Teams finns det till exempel större möjlighet till dokumentdelning, chat och kalenderbokningar.  

  En Teamsyta är endast tillgänglig för de som blir inbjudna till ytan, inbjudningar administreras av den person som skapat ytan. 

  Exempelvis så finns en yta skapad för Arbetsgivarforum, där Personalchefen är ägare och får bevaka att nya chefer läggs till och de som slutat tas bort.

• T: – Kommunens dokumentkatalog

  Även om grundregeln är att dokument bara ska finnas på en plats så finns det undantag till denna regel. Undantaget gäller dokument som redigeras och lagras under T:, för att sedan publiceras som kopia på Eira för att göras synliga för alla andra medarbetare i organisationen. Detta är ett nödvändigt undantag för att hantera skillnaderna mellan E3 och E1. Dokumenten på T: är endast åtkomliga för personer med E3 licenser. 

  På T: lagras 

  1. originaldokument som därefter ska publiceras på Eira/Hjo.se/Sharepoint till exempel rutiner. 
     
     
  2. dokument som endast hanteras på T:. Det kan exempelvis handla om ett pågående arbete som arbetsgruppen valt att inte dela på Teams eller Sharepoint.

  T: ska inte användas för att lagra personliga dokument. Varje chef ansvarar för att rensa och uppdatera T:.

• OneNote

  OneNote kan enklast förklaras som ett digitalt kollegieblock och används på ett likartat sätt. I OneNote kan endast anteckningar sparas inte filer. OneNote är en molntjänst och därmed åtkomlig från alla plattformar. Det går att ladda ner OneNote appen till sin telefon, surfplatta eller dator eller alternativt via internet genom att ange OneNote i sökfältet. Ni behöver ange ert kommuninlogg för att få åtkomst. 

• OneDrive

  OneDrive är en molnbaserad personlig lagringsyta. Här kan alla de filer/dokument lagras som ni tidigare lagrade under Dokument. Liksom OneNote är OneDrive åtkomligt via app eller internet. 

• Dokument

  Dokument är den förinställda lagringsytan på datorn. Lagringen följer er profil så oavsett vilken dator ni loggar in på inom kommunen så är era filer och dokument åtkomliga. Dokument är ingen molntjänst och därför inte åtkomlig på någon annan plattform än en Hjo kommun dator. 

• Verksamhetssystem

  Varje verksamhet har ett eller flera verksamhetssystem i vilket den huvudsakliga myndighetsutövningen utförs, t ex V-klass, Magna Cura och Procapita. Hanteringen av dokument rörande brukare/elev/vårdnadshavare sker via ett verksamhetssystem.  

  Endast dessa system är godkända att hantera känsliga personuppgifter i. Precis som “vanliga” personuppgifter så ska känsliga personuppgifter vara inventerade, insamlade för ett specifikt syfte och det ska finnas en laglig grund för hanteringen.  

• Office 365

  Fördelarna med O365 är att Officepaketet (Outlook, Word, PowerPoint etc..) är åtkomligt oavsett från vilken plattform (telefon, dator, surfplatta) som användaren använder, inloggning sker med det som användarna fått tilldelat av kommunen. En annan fördel med det nya avtalet är att fler ges möjlighet till att få en användarlicens, det finns fler licensvarianter att välja mellan.

  Hjo kommun väljer licens utifrån vad användarna arbetar med, antingen en E1 eller en E3. Lite förenklat kan licenstilldelningen förklaras med att E1 ges till dom som arbetar på fältet medan E3 ges till dom som arbetar administrativt. Skillnaden är att den förstnämnda (E1) endast ger åtkomst till Officepaketet via internet och även att de saknar behörighet till den gemensamma katalogen T:. I vissa verksamheter kan detta vålla problem då T: används till att lagra rutiner. Med O365 följer dock en del andra programvaror som är tillgängliga för E1, Sharepoint och Teams. Båda dessa ytor ska så långt som möjligt ersätta T:, de dokument (rutiner) som sedan inte platsar på tidigare nämnda ytor ska lagras på Eira (se styckena ovan).