Här kan du läsa mer om hur vakansprocessen går till.

Vakansprocessens steg

Steg 1:Enhetschef lägger beställning

Vid behov av resurs lägger enheten beställning i Time Care Pool (nedan kallad Pool) för behandling enligt rutin. Processen kan sedan följas i verktyget.

Steg 2: Vikarier lägger in sin tillgänglighet

Alla timanställda lägger in sin tillgänglighet i Pool. Om inte möjlighet finns att göra detta anmäler man sin tillgänglighet skriftligen till Bemanningsenheten. Om timvikarie ska vara möjlig att boka måste hens tillgänglighet finnas i Pool. Annan väg är inte möjlig att boka vikarie på. Det gäller för samtliga verksamheter som är kopplade till Bemanningsenheten.

Steg 3: Bemanningsenheten letar resurs

Bemanningsenheten letar efter tillgänglig resurs enlig följande prioritetsordning:

1. Disponibelt pass – ersättare direktbokas i Pool
2. Tillsvidareanställd personal på Bemanningsenheten (Resurspool) –  ersättare direktbokas i Pool
3. Timavlönad personal – förfrågan skickas i Pool
4. Övriga - förfrågan skickas

Vid akuta fall kan Bemanningsenhet ringa tillgänglig resurs för att påskynda processen.

Tillsvidare anställd personal med disponibelt pass eller anställd på Bemanningsenheten ansvarar för att hålla sig uppdaterad via SMS funktion vart nästa pass äger rum. AB reglerar eventuella kostnader som uppkommer vid besked med kort varsel. Om man inte får någon bokning på sitt disponibla pass ska man infinna sig på sin ordinarie arbetsplats. Ordinarie chef ansvarar för placering inom den egna verksamheten. Anställda i Resurspoolen kontaktar Bemanningsenhten för placering vid pass som är obokade.

Steg 3: Vikarie besvarar förfrågan

Timvikarie besvarar förfrågan via sms. Om inte svar kan ges via sms, kontaktar anställd Bemanningsenheten skriftligt om sitt beslut. Vid upprepade tillfällen när inget svar ges på förfrågan, har Bemanningsenheten rätt att avskriva resursen från fler uppdrag. Innan avskrivning sker ska resursen meddelas skriftligen.  

Steg 4: Vikarie saknas

Om tillgänglig personal inte finns eller kan omfördelas meddelar Bemanningsenheten detta till beställande verksamhet som då tar över ansvaret för vakanstillsättning.

Steg 5: Resurs tillsätts

Bemanningsenheten tillsätter pass och meddelar enhetschef via Pool. Personal som meddelas beslut om tjänstgöring ska vara arbetsför på arbetsplatsen för tjänstgöring när passet startar. Om passet tillsätts med tillsvidareanställd personal, tillsätts passet med normalarbetstiden för medarbetaren.

Steg 6: Passet genomförs

Tillsatt resurs följer de anvisningar som delges på arbetsplatsen. Gällande rutiner och regler för arbetsplatsen ska vara tydligt beskrivna och lättåtkomliga innan arbetspasset startar. Förändringar av beslutat arbetspass meddelas till Bemanningsenheten som gör nödvändiga moment i Pool. Förlängning eller förkortning av beslutat pass görs enligt anvisningar i gällande avtal. 

Steg 7: Chef attesterar passet

Enhetschef attesterar färdigt pass i Personec P, enligt gällande anvisningar.