Anställdas personuppgifter

Som anställd inom Hjo kommun behandlas personuppgifter av kommunen. Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet och därmed personuppgiftsansvarig, dvs den styrelse som har ansvar för att hanteringen av personuppgifter är korrekt. Personuppgifterna behandlas inom ramen för anställningen. Det kan bland annat ske i den personalvårdande verksamheten, vid lönehantering eller vid kontakter med allmänheten.

Vem får ta del av anställdas personuppgifter?

De som kan komma få del av uppgifterna är medarbetare i Hjo kommun eller andra som behöver dem för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. Anställdas personuppgifter kan också komma att lämnas ut vid en begäran om allmän handling om de inte omfattas av sekretess.

Bilder på anställda

Bilder och rörlig media på anställda ska hanteras i enlighet med bildrutinen. En anställd kan förekomma på foton, som ett id-kort eller där det är förenat med tjänsten att förekomma på bild.

Annan än Hjo kommun kan få del av anställds personuppgifter, exempelvis vid resebokningar löneutbetalning, vid deltagande i utbildning, eller i annat fall om det behövs inom ramen för anställningen. Uppgifterna behandlas i olika IT-system och i samband med det kan personuppgiftsbiträden eller annan som hanterar systemen, tillexempel konsult få tillgång till personuppgifterna.

Rättslig grund för behandling av anställdas personuppgifter

Hjo kommun behandlar anställdas personuppgifter eftersom det är en uppgift av allmänt intresse och en avtalsrättslig förpliktelse. Personuppgifterna kommer att behandlas av Hjo kommun så länge de behövs för verksamheten. Det finns regler som styr över gallring av personuppgifterna. Uppgifter i allmänna handlingar kan bli föremål för arkivering så länge det är föreskrivet enligt den arkivrättsliga lagstiftningen alternativt dokumenthanteringsplanen. De uppgifter som inte har stöd för att sparas ska efter anställningens upphörande gallras.

Rätt att begära rättelse, radering, begränsning och invändning

Om personuppgifterna hanterats fel har anställd möjlighet att begära att de rättas. Anställd har även rätt att begära radering av sina personuppgifter, göra invändningar mot behandlingen och begära begränsning av behandlingen av dem. Rättigheterna gällande ovanstående är begränsade eftersom allmänna handlingar endast får ändras eller raderas om det finns giltigt stöd i föreskrift.

Vid begäran om rättelse, radering eller invändning mot en behandling eller att behandlingen ska begränsas på något sätt, kommer Hjo kommun att pröva om den begärda åtgärden ska vidtas eller inte. Det beslutet kan överklagas till förvaltningsrätten.

Rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Om anställd anser att Hjo kommun har behandlat dennes personuppgifter på ett sätt som står i strid med gällande bestämmelser, kan anställd vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten med klagomål. Den anställde kan även vända sig till kommunens dataskyddsombud.