Skrivtips

Här tipsar kommunikation om hur du kan skriva på ett vårdat, enkelt och begripligt sätt, vilket vi är skyldiga att göra enligt språklagen. För att invånare och medarbetare ska kunna vara delaktiga behöver alla förstå vad vi säger. Dessutom sparar genomtänkta mejl, styrdokument och rapporter tid för oss som jobbar i kommunen.

Råden är allmänna och går att använda när du skriver såväl formella dokument och beslut som webbtexter, informationsblad och broschyrer. Vissa råd är dock mer relevanta för vissa typer av texter.

Frågor? Kontakta kommunikationsstrategerna Jennie eller Elin: jennie.hilli.sjoqvist@hjo.se eller elin.antonsson@hjo.se.

    • Undvik svåra eller interna begrepp, föråldrade uttryck och ”kanslisvenska”
    • Undvik förkortningar
    • Förklara svåra begrepp
     
    Skriv så här Skriv inte så här
    får erhåller
    leder till föranleder
    ska betalas XX förfaller till betalning XX
    ersättning betalas (ut) ersättning utgår
    vi undersöker det, eftersom XX  vi undersöker det, då XX

    Läs mer och se fler exempel på ord och uttryck att undvika i Regeringskansliets Svarta listan.

  • Undvik generellt bindestreck i uttryck som består av flera ord. Men använd bindestreck i följande fall:

    • När sista ordet hör ihop med båda förleden, t.ex. ”sång- och gitarrelever” (sångelever + gitarrelever)
    • Mellan alla ord i långa och ovanliga sammansättningar, t.ex. alla-svarade-på-OSA-enkäten-tårta.
    • Mellan alla ord i sammansättningar där den första delen av uttrycket består av många ord: t.ex. mun-mot-mun-metoden och tio-i-topp-lista.
    • I mindre vanliga sammansättningar där första delen består av flera ord, och i sammansättningar där första delen utgörs av ett namn, t.ex. Hammarns förskola-lekplatsen, personligt brev-kurs.
    • I sammansatta ord som blir otydliga utan bindestreck, t.ex. skridsko-is

    Läs mer om bindestreck i Snabba skrivregler (Språkrådet)

    • onsdag den 30 mars kl. 09.00 (datum skrivs alltid så här)
    • ”kl. 09.00–10.00” alt. ”mellan kl. 09.00 och 10.00”
    • 100, 1 000, 10 000 (mellanrum före tusental)
    • Siffra 1–12 skrivs med bokstäver: ett, två, tre osv.

    Läs mer om tid och siffror i Snabba skrivregler (Språkrådet)

  • Undvik generellt förkortningar. Det blir enklare att läsa om vi skriver ut hela orden.

    Använd dock förkortningar i de fall när förkortningen är mer etablerad i språket än hela uttrycket, exempelvis EU och dna.

    Om exempelvis en myndighet med långt namn förekommer flera gånger i en text kan vi använda förkortningen. Skriv då till exempel Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) första gången, och därefter MSB.

    Följande förkortningar är okej att använda när det till exempel är ont om plats:

    • bl.a. (bland annat, bland andra)
    • ca (cirka)
    • dvs. (det vill säga)
    • fr.o.m. (från och med)
    • kl. (klockan)
    • kr (kronor)
    • m.fl. (med fler)
    • m.m. (med mer)
    • obs. (observera)
    • osv. (och så vidare)
    • s. (sida)
    • t.ex. (till exempel)
    • tfn, tel. (telefon)
    • t.o.m. (till och med)

    Läs mer om förkortningar i Snabba skrivregler (Språkrådet)

  • Hur skrivs ordet/uttrycket?
    Skriv så här Skriv inte så här
    mejl, e-post mail
    tjänsteperson, talesperson tjänsteman, talesman
    till dess tills dess
    vårt, ert vårat, erat
    även om, trots att, fastän även fast
    ju fler desto bättre ju fler ju bättre, desto fler desto bättre
    dels xx, dels xx dels xxx, och även xxx
    såväl xx som xx såväl xx och xx
    m.m. med mer (obs: mm är förkortningen för "millimeter")
    8 %, 10 m, 5 kg 8%, 10m, 5kg
    sen sedan
    ska skall
    invånare/Hjobor medborgare
    webbplats webbsajt, sajt, hemsida
    mars mars månad

    Funderar du på något anant uttryck? Testa att söka på uttrycket eller ordet i Språkrådets frågelåda.

  • Använd antingen en/ett eller den/det framför substantivet.

    Klä på "nakna" substantiv
    Skriv så här: "Påklätt" Skriv inte så här: "Naket"
    Läget framgår av den bifogade kartan / Läget framgår av en bifogad karta Läget framgår av bifogad karta
    Den huvudsakliga förklaringen till detta ... Huvudsaklig förklaring till detta är ...

     

    • Skriv informativa rubriker (hellre ”Avgifter för äldreomsorg” än ”Avgifter” och hellre ”Vad räknas som inkomster?” än ”Mer information om inkomster.”)
    • Inled med en kort sammanfattning av det viktigaste
    • Använd gärna punktlistor
    • Dela upp längre texter i stycken (ett stycke - ett ämne)

    Läs mer om textens form och utseende i Snabba skrivregler.

  • Krångla inte till meningar i onödan genom att göra om fungerande verb till substantiv + verb.

    Undvik substantivering
    Skriv så här: Verb Skriv inte så här: Substantiv + verb
    Hon föreslår att ... Hon lägger ett förslag om att ...
    Kommunfullmäktige röstade om att ... Kommunfullmäktige genomförde en omröstning om att ...
    Förvaltningen utreder frågan om tillstånd. Utredningen om frågan om tillstånd pågår.

     

    • Placera verbet tidigt i meningen
    • Blanda långa och korta meningar
    • Använd ord som binder ihop meningarna, t.ex. ”därför är ...” ”alltså ...” ”så att ...”
    Placera verbet tidigt
    Skriv så här: Verbet tidigt Skriv inte så här: Verbet sent

    Kommunens resultat blev fem miljoner kronor under 2023, ett år med stora ekonomiska utmaningar och ett antal pågående investeringsprojekt.

    Vi arrangerar aktiviteter för de boende, inte bara på Villa Rosell utan även på Sigghusberg och Sjöryd.

    Under 2023, ett år med stora ekonomiska utmaningar och ett antal pågående investeringsprojekt, blev kommunens resultat fem miljoner kronor.

    Inte bara på Villa Rosell, utan även på Sigghusberg och Sjöryd, arrangerar vi aktiviteter för de boende.

    Läs mer om att skriva enkla meningar i klarspråkshjälpen (Språkrådet).

    • Vem ska läsa texten? Föreställ dig en typisk läsare, t.ex. ”Hjobon Anna, 30 år, vars barn ska börja förskolan"
    • Vad behöver läsaren veta? Prioritera!
    • Ska läsaren agera utifrån textens innehåll? (t.ex. ansöka om bistånd, söka bygglov, göra en felanmälan, ansöka om skolskjuts) Se till att det framgår tidigt och tydligt i texten.
    • Berätta inte om kommunens interna arbete, om det inte är relevant 
    Välj rätt perspektiv
    Skriv ur läsarens perspektiv Undvik interna perspektiv
    Ung i Hjo har verksamhet för barn och ungdomar i Hjo. Olika aktiviteter riktar sig till olika åldrar. Följ oss på Instagram och Facebook för att få uppdateringar om våra aktiviteter. Inom den öppna ungdomsverksamheten Ung i Hjo arbetar vi med hälsofrämjande aktiviteter för unga. Våra ungdomscoacher strävar mot verksamhetens mål – att främja hälsa och välmående bland kommunens barn och unga.
    Kommunen undersöker möjligheten att testa ”sommargata” i Hamnbacken Arbetsgrupp utreder alternativa trafiklösningar på Hamngatan

    Läs mer om att målgruppsanpassa texten i klarspråkshjälpen (Språkrådet).

    • Tilltala läsaren med ”du” 
    • Berätta vem som gör vad i meningen
     
    Berätta vem som gör vad Undvik passiv form
    Du behöver flytta din bil från gatan senast den 1 mars. Därefter kommer vi på Hjo kommun att köra bort fordonet. Gatan bör tömmas på bilar senast den 1 mars. Därefter kommer bortforsling av fordon att ske.

     

  • Kommunala verksamheter och enheter – se nästa flik

    Stor bokstav 

    • Hjo kommun, Skaraborg, Västra Götalandsregionen
    • Nationella myndigheter: Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen
    • Hjobo
    • Hjoåns dalgång, Gate samlingssal, Hjo stadspark (versal enbart på första ordet i flerordiga namn)
    • Centerpartiet, MP, M (politiska partier)

    Liten bokstav

    • kommunfullmäktige, länsstyrelsen, kommunstyrelsen, hovrätten (kortformer – jämför med Hjo kommunfullmäktige, Länsstyrelsen i Västra Götaland)
    • skaraborgare, svensk
    • januari, måndag, andra världskriget (tidsangivelser, historiska perioder)
    • systemtekniker, administratör, lärare (titlar)
    • du, ni (tilltal)

    Läs mer om stor och liten bokstav i Snabba skrivregler.

  • Generellt skriver vi verksamheter, enheter och politiska instanser med inledande liten bokstav. Vissa undantag finns dock:

    • Skolor och förskolor: Guldkroksskolan, Orrelyckans förskola
    • Lärcentrum
    • Hjo kulturskola (dock: kulturskolan)
    • Hjo stadsbibliotek (dock: stadsbiblioteket)
    • Namn på boenden: Sigghusberg, Kortebo osv. 
    • Rödingens mötesplats / Rödingen
    • Regnbågen
    • Vägledningscentrum
    • Arbetscentrum
    • Familjecentralen Arken (dock: familjecentralen)
    • Dialogen (dock: öppenvården)

  • När du skriver ett dokument i Word ska du använda någon av kommunens mallar. Du hittar dem under "Hjo mallar" uppe i vänstra hörnet i Word.

    För att dokumentet ska leva upp till tillgänglighetskraven behöver du också använda så kallade rubrikformat. Dessa finns under "Start" och "Format". Rubriker på den högsta rubriknivån ska ha formatet "Rubrik 1". Underrubriker ska ha "Rubrik 2" osv. 

    När du använder rubrikformat kan du enkelt skapa en innehållsförteckning i Word. Under "Referenser" väljer du "Innehållsförteckning". 

    • Snabba skrivregler – Språkrådets kortversion av "Svenska skrivregler". Information om till exempel skiljetecken, stor och liten bokstav, förkortningar, tal och särskrivning.
    • svenska.se – Svenska akademiens ordböcker. Lämpliga för att kontrollera stavning, böjningsformer och betydelse.
    • Frågelådan – Språkrådets frågelåda. Här kan du söka svar på frågor av typen ”stavas polisen med stort eller litet P?” eller ”Bör jag skriva tjänsteperson eller tjänsteman?”
    • Myndigheternas skrivregler – Språkrådets rådgivning till myndigheter
    • Svarta listan – Regeringskansliets lista över ord och fraser som kan ersättas i myndighetsspråk

     

Sidansvarig: Jennie Hilli Sjöqvist
Senast ändrad: 23 april 2024